Ngày 1: Làm quen Power BI và báo cáo đầu tiên

Kế hoạch 4 giờ

Thời gian	Nội dung
Giờ 1	Đọc phần 1 - 3: Power BI là gì, bộ dữ liệu, quy trình 6 bước
Giờ 2 - 3	Làm theo phần 4 - 6: cài đặt, nạp dữ liệu, dựng trang báo cáo
Giờ 4	Bài tập tự làm, ghi lỗi gặp phải vào sổ học tập

1. Power BI là gì?

Hằng tháng, phòng kinh doanh của một công ty thường làm báo cáo theo kiểu:

1. Xuất dữ liệu từ phần mềm bán hàng ra Excel.
2. Copy, dán, sửa tay, làm PivotTable, vẽ biểu đồ.
3. Gửi file cho sếp.
4. Tháng sau làm lại từ đầu.

Power BI là công cụ của Microsoft giúp tự động hóa việc này:

• Kết nối thẳng tới nguồn dữ liệu: Excel, CSV, cơ sở dữ liệu…
• Làm sạch dữ liệu bằng các bước được ghi lại. Tháng sau chỉ cần bấm Refresh, mọi bước tự chạy lại.
• Tính toán các chỉ số (KPI) bằng công thức dùng lại được.
• Trình bày thành dashboard tương tác: bấm vào một vùng, mọi biểu đồ lọc theo vùng đó.
• Chia sẻ qua web và điện thoại.

Power BI có 3 thành phần chính:

Thành phần	Dùng để	Khóa học dùng
Power BI Desktop	Phần mềm cài trên máy Windows, nơi làm báo cáo	Tuần 1 - 10
Power BI Service	Trang web app.powerbi.com, nơi chia sẻ báo cáo	Tuần 10
Power BI Mobile	Ứng dụng điện thoại để xem báo cáo	Giới thiệu

2. Bộ dữ liệu của khóa học

Suốt khóa học, bạn đóng vai chuyên viên phân tích dữ liệu của Công ty CP Hàng Tiêu Dùng Sao Mai. Đây là công ty hư cấu, hoạt động trong ngành FMCG (hàng tiêu dùng nhanh).

• Công ty có 32 sản phẩm (SKU) thuộc 5 ngành hàng: Nước giải khát, Sữa, Bánh kẹo, Gia vị, Chăm sóc nhà cửa & cá nhân.
• Hàng được bán qua 18 nhà phân phối (NPP) ở 3 miền.
• NPP bán lại cho 470 cửa hàng, chia thành 2 kênh:
  • GT (General Trade, kênh truyền thống): tạp hóa, sạp chợ.
  • MT (Modern Trade, kênh hiện đại): siêu thị, siêu thị mini, cửa hàng tiện lợi.
• Đơn vị bán là thùng. Ví dụ “Thùng 24 chai”.

Hôm nay bạn dùng file FMCG_BanHang_2024_2025.xlsx. File gồm 77.142 dòng, mỗi dòng là một sản phẩm trong một đơn hàng. Các cột chính:

Cột	Ý nghĩa
Mã đơn hàng, Ngày đặt, Ngày giao	Thông tin đơn hàng
Mã cửa hàng, Tên cửa hàng, Loại cửa hàng, Kênh	Ai mua
Tỉnh/Thành, Vùng, Nhà phân phối, Nhân viên bán hàng	Ở đâu, ai bán
Mã SKU, Tên sản phẩm, Ngành hàng, Nhóm hàng, Nhãn hàng	Bán cái gì
Số lượng (thùng), Đơn giá, Chiết khấu	Bán bao nhiêu, giá nào
Doanh thu, Giá vốn, Lợi nhuận gộp	Kết quả. Doanh thu = Số lượng x Đơn giá x (1 - Chiết khấu)
Mã CTKM	Mã chương trình khuyến mãi, để trống nếu không có

3. Quy trình 6 bước

Mọi báo cáo Power BI đều đi qua 6 bước trên. Hôm nay bạn chỉ làm bước 1 (Get Data) và bước 5 (Visualize), vì file Excel đã sạch sẵn. Các bước còn lại được học dần từ tuần 2.

4. Cài đặt Power BI Desktop

1. Mở Microsoft Store trên Windows, tìm Power BI Desktop và bấm Get / Install.
   • Nên cài từ Store vì bản này tự cập nhật hằng tháng.
   • Nếu không dùng được Store, tải bộ cài từ trang chính thức của Microsoft (tìm “Download Power BI Desktop”).
2. Mở Power BI Desktop. Nếu được hỏi đăng nhập, bấm dấu X để bỏ qua. Bạn chưa cần tài khoản cho đến tuần 10.
3. Chọn Blank report (báo cáo trống).

Ảnh chụp màn hình sẽ được bổ sung

Màn hình khởi động Power BI Desktop, chỗ có nút “Blank report”.

5. Làm quen giao diện

Số	Vùng	Dùng để
1	Ribbon (thanh công cụ)	Các lệnh: Get data, Transform data, Refresh, Publish…
2	Thanh chuyển view	Report (vẽ báo cáo), Table (xem dữ liệu dạng bảng), Model (xem quan hệ giữa các bảng), DAX query (viết truy vấn, học sau)
3	Canvas	Trang báo cáo, nơi đặt biểu đồ
4	Thẻ trang	Thêm, đổi tên, chuyển trang
5	Filters	Bộ lọc cho 1 biểu đồ, 1 trang hoặc toàn báo cáo
6	Visualizations	Chọn loại biểu đồ, kéo cột vào các ô (X-axis, Y-axis, Legend…) và định dạng (biểu tượng cây bút)
7	Data	Danh sách bảng và cột

6. Thực hành theo hướng dẫn

6.1 Nạp dữ liệu (Get Data)

1. Home > Get data > Excel workbook.

2. Chọn file FMCG_BanHang_2024_2025.xlsx.

3. Cửa sổ Navigator hiện ra. Tick vào sheet BanHang. Khung bên phải hiện xem trước dữ liệu.

4. Có 2 nút:

   • Load: nạp thẳng vào Power BI.
   • Transform Data: mở Power Query để làm sạch trước khi nạp (học ở tuần 2).

   Hôm nay dữ liệu đã sạch, nên bấm Load.

5. Chờ nạp xong. Pane Data bên phải sẽ có bảng BanHang cùng các cột.

Ảnh chụp màn hình sẽ được bổ sung

Cửa sổ Navigator: sheet BanHang đã được tick, có xem trước dữ liệu, hai nút Load và Transform Data.

6. Bấm File > Save as, lưu thành SaoMai_Ngay1.pbix.

6.2 Xem dữ liệu ở Table view

1. Bấm biểu tượng Table view trên thanh bên trái (vùng 2).
2. Quan sát:
   • Góc dưới trái ghi số dòng: 77.142 rows.
   • Bấm vào cột Doanh thu. Ribbon hiện Column tools, trong đó Data type là Whole number.
   • Bấm vào cột Ngày đặt. Data type là Date.
3. Quay lại Report view.

6.3 Thẻ số (Card): tổng doanh thu

1. Bấm vào vùng trống trên canvas.
2. Ở pane Data, tick vào cột Doanh thu. Power BI tự tạo một biểu đồ cột.
3. Khi biểu đồ đang được chọn, ở pane Visualizations bấm biểu tượng Card. Biểu đồ chuyển thành một con số lớn: 86,59bn.
4. Con số này viết tắt (bn = billion = tỷ). Muốn hiện đầy đủ:
   • Chọn card, bấm biểu tượng cây bút (Format visual).
   • Tìm phần Callout value (tùy phiên bản có thể tên là Values hoặc Display units), đặt Display units = None.

Câu hỏi: vì sao Power BI tự cộng cột Doanh thu?

Trả lời: cột số mặc định được tổng hợp bằng Sum. Bấm mũi tên cạnh tên cột trong ô Fields của visual sẽ thấy các lựa chọn khác: Average, Min, Max, Count… Kiểu tính “tự động” này gọi là implicit measure. Từ tuần 6, bạn sẽ tự viết công thức (measure) để kiểm soát tốt hơn.

6.4 Biểu đồ cột: doanh thu theo vùng

1. Bấm vùng trống trên canvas, chọn Clustered bar chart (biểu đồ thanh ngang).
2. Kéo Vùng vào ô Y-axis, kéo Doanh thu vào ô X-axis.
3. Kết quả có 3 thanh: Miền Nam dài nhất, rồi Miền Bắc, Miền Trung.
4. Bấm dấu ba chấm (…) góc trên biểu đồ > Sort axis > Sort descending để sắp xếp giảm dần.

6.5 Biểu đồ đường: doanh thu theo thời gian

1. Bấm vùng trống, chọn Line chart.
2. Kéo Ngày đặt vào X-axis, kéo Doanh thu vào Y-axis.
3. Power BI tự tạo hierarchy (phân cấp) cho cột ngày: Year > Quarter > Month > Day. Mặc định biểu đồ hiển thị theo Year.
4. Bấm biểu tượng mũi tên kép xuống (Expand all down one level) ở góc biểu đồ, 2 lần, để xem theo tháng.

Ảnh chụp màn hình sẽ được bổ sung

Góc trên phải của line chart có các biểu tượng drill: mũi tên lên, mũi tên xuống, mũi tên kép, nhánh rẽ. Khoanh vào biểu tượng “Expand all down one level”.

6.6 Slicer: bộ lọc cho người xem

1. Bấm vùng trống, chọn Slicer.
2. Kéo Kênh vào ô Field. Slicer hiện 2 lựa chọn: GT và MT.
3. Bấm GT. Card, bar chart và line chart đều thay đổi theo. Đây là tương tác, sức mạnh lớn nhất của dashboard.
4. Giữ Ctrl và bấm thêm MT để chọn cả hai. Bấm lại để bỏ chọn.

6.7 Sắp xếp và lưu

• Kéo, thả, co giãn các visual cho gọn: card ở trên, slicer góc trên phải, 2 biểu đồ ở dưới.
• Đổi tên trang: double-click vào thẻ Page 1 ở dưới cùng, đặt tên Tổng quan.
• Lưu file (Ctrl + S).

7. Bài tập tự làm

Làm trên file SaoMai_Ngay1.pbix. Đáp số ghi ở định dạng Việt Nam (dấu chấm ngăn cách hàng nghìn). Power BI có thể hiển thị dấu phẩy, tùy cài đặt vùng (Region) của Windows.

Ba thẻ KPI. Tạo thêm 2 card cạnh card Doanh thu:

• Tổng Lợi nhuận gộp
• Tổng Số lượng (thùng)

Ghi lại 3 con số (toàn bộ 2024 - 2025, không lọc gì).

Doanh thu theo vùng và kênh. Dùng bar chart ở mục 6.4 và slicer Kênh, trả lời:

1. Doanh thu từng vùng (cả 2 năm) là bao nhiêu?
2. Chọn slicer = GT. Vùng nào vẫn đứng đầu?

Tháng cao điểm. Trên line chart (đã mở xuống cấp tháng), tháng nào trong năm 2025 có doanh thu cao nhất? Tháng nào thấp nhất? Hãy đưa ra giải thích kinh doanh cho hiện tượng này.

Gợi ý: Tết Nguyên đán 2025 là ngày 29/01/2025.

Slicer theo năm. Thêm một slicer nữa với cột Ngày đặt.

1. Mặc định slicer ngày hiện dạng thanh kéo khoảng thời gian (Between). Hãy đổi sang dạng chọn năm. Gợi ý: ở ô Field của slicer, bỏ các cấp Quarter, Month, Day, chỉ giữ Year. Hoặc đổi kiểu slicer sang Vertical list / Tile.
2. Chọn năm 2025. Ghi lại Doanh thu, Lợi nhuận gộp, Số lượng.

Matrix đầu tiên. Tạo visual Matrix:

• Rows = Ngành hàng
• Columns = Kênh
• Values = Doanh thu

Lọc năm 2025 bằng slicer. Trả lời:

1. Ngành nào có doanh thu cao nhất năm 2025?
2. Matrix giống công cụ nào trong Excel?

8. Tự đánh giá cuối ngày

Đọc thêm (tùy chọn)

• Microsoft Learn: tìm “Get started building with Power BI” và “Explore Power BI Desktop”.