Ngày 11: Append và Merge

Kế hoạch 4 giờ

Thời gian	Nội dung
Giờ 1	Phần 1 - 2: Append và Merge là gì, 6 kiểu join
Giờ 2 - 3	Phần 3 - 4: gộp sổ cái 12 tháng, gắn tên tài khoản
Giờ 4	Bài tập, có bài phụ về doanh thu

Yêu cầu tuần này: chị Lan (kế toán trưởng) gửi file SoCai_2025_12Thang.xlsx: sổ cái năm 2025 của Sao Mai, mỗi tháng một sheet. Chị cần “một bảng sổ cái cả năm, có tên tài khoản và chỉ tiêu P&L, và tìm giúp vì sao có khoản không lên được báo cáo”. Hôm nay làm phần gộp và gắn tên; ngày mai làm phần chỉ tiêu P&L và tìm khoản bị sót.

1. Append và Merge khác nhau thế nào?

	Append	Merge
Hình dung	Chồng bảng lên nhau (nối dọc)	Ghép bảng cạnh nhau (nối ngang)
Kết quả	Nhiều dòng hơn, số cột giữ nguyên	Nhiều cột hơn, số dòng thường giữ nguyên
Dùng khi	Dữ liệu cùng loại bị chia nhiều nơi: 12 tháng, 3 chi nhánh	Cần tra cứu thêm thông tin từ bảng khác: tên tài khoản, tên phòng ban
Giống trong Excel	Copy dán nối tiếp xuống dưới	XLOOKUP / VLOOKUP
Giống trong SQL	UNION ALL	JOIN

2. Sáu kiểu join của Merge

Merge cần cột khóa chung ở 2 bảng (ví dụ Mã TK). Bảng thứ nhất gọi là bảng trái, bảng thứ hai là bảng phải. Kiểu join quyết định giữ dòng nào:

Kiểu join	Giữ lại	Dùng khi
Left Outer (mặc định)	Mọi dòng bảng trái, kèm thông tin bảng phải nếu tìm thấy	Tra cứu thông thường: giữ đủ sổ cái, thêm tên tài khoản
Right Outer	Mọi dòng bảng phải	Ít dùng; đổi chỗ 2 bảng rồi dùng Left Outer cho dễ hiểu
Full Outer	Mọi dòng của cả hai bảng	Đối chiếu 2 danh sách xem bên nào thiếu
Inner	Chỉ dòng có ở cả hai	Khi chỉ muốn giữ dòng khớp. Nguy hiểm: dòng không khớp biến mất mà không báo
Left Anti	Dòng bảng trái không có ở bảng phải	Tìm ngoại lệ: tài khoản chưa có trong danh mục, hàng trả không có đơn gốc
Right Anti	Dòng bảng phải không có ở bảng trái	Tìm tài khoản trong danh mục chưa từng phát sinh

Ví dụ nhỏ. Bảng trái có 3 dòng sổ cái với TK 5111, 6417, 64281. Bảng phải (danh mục) có 5111, 6417, 632.

Kiểu join	Kết quả
Left Outer	3 dòng; dòng 64281 có tên TK = null
Inner	2 dòng (5111, 6417); dòng 64281 mất
Left Anti	1 dòng: 64281
Right Anti	1 dòng: 632
Full Outer	4 dòng

3. Thực hành: Append sổ cái 12 tháng

3.1 Nạp 12 sheet

1. Tạo file mới SaoMai_TaiChinh.pbix. Get Data > Excel workbook > SoCai_2025_12Thang.xlsx.
2. Ở Navigator, tick cả 12 sheet T01 … T12 > Transform Data.
3. Power Query tạo 12 query. Mở từng query, kiểm tra bước Promoted Headers (dòng đầu đã thành tên cột). Bước Changed Type tự động sẽ đổi MaTK thành số (vì mã tài khoản toàn chữ số); không sao, bước 4 dưới đây đổi lại thành Text.

3.2 Phát hiện khác cấu trúc

Mở query T06 và T07, so sánh tên cột:

T01 - T06	T07 - T12
SoCT	Số chứng từ
NgayCT	Ngày hạch toán (đổi thứ tự)
NgayHachToan	Ngày chứng từ (đổi thứ tự)
DienGiai	Tài khoản (đổi thứ tự)
MaTK	Diễn giải
No	Phát sinh Nợ
Co	Phát sinh Có
MaDoiTuong	Mã đối tượng
MaPhongBan	Mã bộ phận
MaNganh	Mã ngành hàng

Từ tháng 7/2025, phần mềm kế toán được nâng cấp: tên cột chuyển sang tiếng Việt có dấu, và thứ tự cột cũng đổi. Chuyện này rất hay xảy ra trong thực tế.

Append ghép theo TÊN cột, không theo vị trí. Nếu Append ngay, Power Query thấy 20 tên cột khác nhau, kết quả có 20 cột: 6 tháng đầu có dữ liệu ở 10 cột tên cũ, 6 tháng sau ở 10 cột tên mới, còn lại là null.

3.3 Đổi tên cột rồi mới Append

1. Ở query T07, đổi tên 10 cột về tên cũ: Số chứng từ → SoCT, Ngày hạch toán → NgayHachToan, Ngày chứng từ → NgayCT, Tài khoản → MaTK, Diễn giải → DienGiai, Phát sinh Nợ → No, Phát sinh Có → Co, Mã đối tượng → MaDoiTuong, Mã bộ phận → MaPhongBan, Mã ngành hàng → MaNganh. Thứ tự cột không cần sửa.
2. Làm tương tự cho T08 … T12. Mẹo: mở Advanced Editor của T07, chép bước Table.RenameColumns sang 5 query còn lại.
3. Home > Append Queries > Append Queries as New > Three or more tables > chọn đủ 12 query theo thứ tự > OK. Đổi tên query mới thành SoCai.
4. Ở SoCai, đặt kiểu: MaTK, SoCT, MaDoiTuong, MaPhongBan, MaNganh = Text; NgayCT, NgayHachToan = Date; No, Co = Whole Number.
5. Chuột phải 12 query tháng > bỏ tick Enable load: chỉ nạp SoCai vào mô hình.

3.4 Kiểm tra sau khi Append

Đây là bước bắt buộc mỗi khi kết hợp bảng:

Kiểm tra	Cách làm	Kết quả đúng
Số dòng	Xem góc dưới trái Power Query, hoặc nạp rồi đếm	10.311 = tổng số dòng 12 sheet
Số cột		10 cột
Tổng Nợ = tổng Có	Group By (không chọn cột nhóm) tính Sum No, Sum Co	Cả hai 381.805.417.644

Số dòng từng tháng: T01 990, T02 797, T03 854, T04 916, T05 813, T06 811, T07 926, T08 793, T09 849, T10 917, T11 838, T12 807.

Vì sao tổng Nợ phải bằng tổng Có? Mỗi chứng từ Nợ = Có (ngày 7 tuần 2), nên cộng cả năm cũng bằng nhau. Nếu lệch, nghĩa là có tháng bị thiếu dòng hoặc cột No/Co bị đọc sai.

4. Thực hành: Merge để gắn tên tài khoản

1. Nạp DanhMuc_TaiKhoan_PhongBan.xlsx, sheet DanhMucTaiKhoan. Đặt kiểu Mã TK = Text. Đổi tên query thành DimTaiKhoan.
2. Chọn query SoCai > Home > Merge Queries (không phải “as New”).
3. Bảng trên: SoCai, chọn cột MaTK. Bảng dưới: DimTaiKhoan, chọn cột Mã TK. Join Kind: Left Outer.
4. Power Query báo ở cuối hộp thoại: “The selection matches 10.311 of 10.311 rows from the first table”. Đây là thông tin kiểm tra rất quý: nếu số khớp nhỏ hơn số dòng, có mã không tìm thấy.
5. OK. Cột mới tên DimTaiKhoan chứa chữ Table. Bấm biểu tượng mở rộng ở tiêu đề cột > chỉ tick Tên tài khoản, bỏ tick Use original column name as prefix > OK.

Ảnh chụp màn hình sẽ được bổ sung

Hộp thoại Merge Queries: bảng SoCai chọn cột MaTK, bảng DimTaiKhoan chọn cột Mã TK, Join Kind = Left Outer, dòng thông báo “matches 10.311 of 10.311 rows”.

Kiểm tra lại: số dòng SoCai vẫn 10.311, tổng Nợ vẫn 381.805.417.644. Merge kiểu Left Outer với một bảng danh mục không trùng khóa thì không làm đổi số dòng. Ngày 4 sẽ gặp trường hợp danh mục bị trùng khóa và số dòng tăng lên.

5. Bài tập tự làm

Append không đổi tên cột (thời gian gợi ý: 15 phút)

Tạo thêm một query Append 12 sheet mà không đổi tên cột tháng 7 - 12 (Append as New, đặt tên SoCai_Thu).

1. Query có bao nhiêu cột? Bao nhiêu dòng?
2. Lọc cột MaTK = null: có bao nhiêu dòng? Đó là những tháng nào?
3. Vì sao cách làm này nguy hiểm khi lên báo cáo?

Xong thì xóa query SoCai_Thu.

Gắn tên tài khoản và đếm theo loại chứng từ (thời gian gợi ý: 30 phút)

Trên query SoCai đã có tên tài khoản:

1. Thêm cột LoaiCT = 2 ký tự đầu của SoCT.
2. Group By LoaiCT, đếm số dòng và số chứng từ khác nhau (Count Distinct Rows trên SoCT không dùng được, hãy dùng thao tác Count Distinct của cột SoCT trong Group By nâng cao).
3. Loại chứng từ nào nhiều dòng nhất? Có bao nhiêu dòng KC (kết chuyển)? Vì sao khi lập P&L phải bỏ các dòng KC?

Doanh thu: gộp sell-in 12 tháng (thời gian gợi ý: 25 phút)

File SellIn_2025_12Thang.xlsx có 12 sheet, mỗi sheet là doanh số Sao Mai bán cho các NPP trong tháng (sell-in), cùng cấu trúc.

1. Append 12 sheet thành query SellIn2025. Đặt kiểu đúng cho từng cột.
2. Có bao nhiêu dòng? Tổng ThanhTien bằng bao nhiêu?
3. So với tổng phát sinh Có của tài khoản 5111 trên SoCai (chỉ tính chứng từ HD, bỏ KC), hai số có bằng nhau không? Vì sao phải bằng nhau?

Chọn kiểu join (thời gian gợi ý: 15 phút)

Với mỗi yêu cầu, chọn kiểu join và cho biết bảng nào để bên trái:

1. Gắn tên phòng ban vào từng dòng sổ cái, không được mất dòng nào.
2. Liệt kê các mã đối tượng trên sổ cái chưa có trong danh mục khách hàng, nhà cung cấp.
3. Liệt kê các tài khoản có trong danh mục nhưng năm 2025 không phát sinh lần nào.
4. Tạo bảng chỉ gồm các dòng sổ cái thuộc những tài khoản có trong bảng mapping P&L.

6. Tự đánh giá