Tuần 2 · Tài chính · ngày 7 · Tài chính · 2 giờ
Mục tiêu
- Hiểu bút toán kép và quy tắc Nợ / Có theo từng loại tài khoản
- Nắm cấu trúc hệ thống tài khoản VAS (Thông tư 200) và tính chất số dư của từng loại
- Định khoản được 15 nghiệp vụ thường gặp của Sao Mai
- Kiểm tra tổng Nợ = tổng Có bằng Power Query
Dữ liệu cần tải
- NghiepVu_15_SaoMai.xlsx
- DimTaiKhoan.csv (dữ liệu gốc)
Tài chính ngày 7: Nợ / Có và hệ thống tài khoản
Kế hoạch 2 giờ
| Thời gian | Nội dung |
|---|---|
| 30 phút | Phần 1 - 3: bút toán kép, quy tắc Nợ / Có, hệ thống tài khoản |
| 45 phút | Bài tập: định khoản 15 nghiệp vụ trên Excel |
| 45 phút | Cầu nối Power BI: nạp sổ nhật ký vào Power Query, kiểm tra Nợ = Có |
Yêu cầu tuần này: chị Lan (kế toán trưởng) nói: “File sổ chi tiết em làm sạch hôm trước có cột TK Nợ, TK Có. Muốn hiểu sổ sách thì phải biết vì sao một khoản lại ghi Nợ tài khoản này, Có tài khoản kia.” Hôm nay vk iu tự tay ghi sổ 15 nghiệp vụ của Sao Mai.
1. Bút toán kép: mỗi nghiệp vụ ghi ít nhất 2 lần
Hôm qua vk iu đã thấy: mỗi nghiệp vụ làm ít nhất 2 khoản mục thay đổi, và phương trình Tài sản = Nợ phải trả + Vốn chủ sở hữu luôn cân. Ví dụ vay ngân hàng 1 tỷ: tiền tăng 1 tỷ và nợ vay tăng 1 tỷ.
Kế toán ghi lại điều đó bằng bút toán kép: mỗi nghiệp vụ ghi vào ít nhất 2 tài khoản, một bên gọi là Nợ (debit), một bên gọi là Có (credit), và:
Tổng số tiền bên Nợ = Tổng số tiền bên Có
Một nghiệp vụ được ghi như vậy gọi là một bút toán, việc ghi gọi là định khoản:
| Tài khoản | Nợ | Có |
|---|---|---|
| 1121 Tiền gửi ngân hàng | 1.000.000.000 | |
| 3411 Các khoản đi vay | 1.000.000.000 |
2. Quy tắc Nợ / Có
Quy tắc dựa vào loại tài khoản:
| Loại tài khoản | Tăng ghi | Giảm ghi | Số dư cuối kỳ nằm bên |
|---|---|---|---|
| Tài sản (tiền, phải thu, hàng tồn kho, TSCĐ…) | Nợ | Có | Nợ |
| Nợ phải trả (phải trả người bán, vay, thuế phải nộp…) | Có | Nợ | Có |
| Vốn chủ sở hữu | Có | Nợ | Có |
| Doanh thu, thu nhập | Có | Nợ | Không có số dư (cuối kỳ kết chuyển hết) |
| Chi phí | Nợ | Có | Không có số dư (cuối kỳ kết chuyển hết) |
Cách nhớ: tài sản nằm bên trái phương trình kế toán, nên tăng ghi bên trái (Nợ). Nợ phải trả và vốn nằm bên phải, nên tăng ghi bên phải (Có). Doanh thu làm vốn tăng nên giống vốn (Có); chi phí làm vốn giảm nên ngược lại (Nợ).
Các bước định khoản một nghiệp vụ:
- Nghiệp vụ làm những tài khoản nào thay đổi?
- Mỗi tài khoản thuộc loại gì, tăng hay giảm?
- Tra bảng trên để biết ghi Nợ hay Có.
- Kiểm tra tổng Nợ = tổng Có.
Ví dụ: bán hàng cho NPP Phú Thịnh 400 triệu, chưa thu tiền, thuế GTGT 8%.
- Thay đổi: phải thu NPP tăng, doanh thu tăng, thuế GTGT phải nộp Nhà nước tăng.
- Phải thu là tài sản tăng; doanh thu tăng; thuế phải nộp là nợ phải trả tăng.
- Phải thu ghi Nợ; doanh thu và thuế ghi Có.
- Nợ 432 triệu = Có 400 + 32 triệu.
| Tài khoản | Nợ | Có |
|---|---|---|
| 131 Phải thu của khách hàng | 432.000.000 | |
| 5111 Doanh thu bán hàng hóa | 400.000.000 | |
| 33311 Thuế GTGT đầu ra | 32.000.000 |
Thuế GTGT là tiền Sao Mai thu hộ Nhà nước từ người mua, nên là nợ phải trả, không phải doanh thu. Từ 7/2023, phần lớn hàng hóa được giảm thuế GTGT còn 8% (trước đó 10%). Riêng tiền thuê văn phòng vẫn chịu 10%.
3. Hệ thống tài khoản VAS (Thông tư 200)
Doanh nghiệp Việt Nam dùng chung hệ thống tài khoản do Bộ Tài chính quy định (Thông tư 200/2014/TT-BTC). Chữ số đầu tiên cho biết loại tài khoản:
| Loại | Nhóm | Ví dụ ở Sao Mai | Báo cáo |
|---|---|---|---|
| 1 | Tài sản ngắn hạn | 111 Tiền mặt, 112 Tiền gửi ngân hàng, 131 Phải thu khách hàng, 133 Thuế GTGT được khấu trừ, 152 Nguyên vật liệu, 155 Thành phẩm | B01 |
| 2 | Tài sản dài hạn | 211 TSCĐ hữu hình, 214 Hao mòn TSCĐ, 221 Đầu tư vào công ty con, 242 Chi phí trả trước | B01 |
| 3 | Nợ phải trả | 331 Phải trả người bán, 333 Thuế phải nộp, 334 Phải trả người lao động, 335 Chi phí phải trả, 338 Phải trả khác, 341 Vay | B01 |
| 4 | Vốn chủ sở hữu | 411 Vốn góp, 421 Lợi nhuận chưa phân phối | B01 |
| 5 | Doanh thu | 511 Doanh thu bán hàng, 515 Doanh thu tài chính, 521 Giảm trừ doanh thu | B02 |
| 6 | Chi phí sản xuất, kinh doanh | 621, 622, 627 Chi phí sản xuất; 632 Giá vốn; 635 Chi phí tài chính; 641 Chi phí bán hàng; 642 Chi phí quản lý | B02 |
| 7 | Thu nhập khác | 711 | B02 |
| 8 | Chi phí khác | 811 Chi phí khác, 821 Chi phí thuế TNDN | B02 |
| 9 | Xác định kết quả | 911 | Dùng để kết chuyển cuối kỳ |
Cấp tài khoản: 3 chữ số là cấp 1, 4 chữ số là cấp 2 (chi tiết hơn), công ty được mở thêm cấp 3. Ví dụ 642 → 6428 → 64281 (chi phí tiếp khách, Sao Mai mở từ 1/2025). File DimTaiKhoan.csv có cột TKCha để dựng cây tài khoản (tuần 9).
Ba trường hợp đặc biệt:
- 214 Hao mòn TSCĐ thuộc loại 2 (tài sản) nhưng số dư bên Có: nó làm giảm giá trị tài sản. Gọi là tài khoản “điều chỉnh giảm”.
- 521 Giảm trừ doanh thu thuộc loại 5 nhưng ghi tăng bên Nợ: nó làm giảm doanh thu.
- 131 Phải thu và 331 Phải trả là tài khoản lưỡng tính: thường dư Nợ (131) hoặc dư Có (331), nhưng có thể đổi bên. Ví dụ NPP trả tiền trước khi nhận hàng thì 131 của NPP đó dư Có.
4. Bài tập
Định khoản 15 nghiệp vụ mở đầu tháng 1/2025 (thời gian gợi ý: 45 phút)
Mở NghiepVu_15_SaoMai.xlsx. Sheet NghiepVu có 15 nghiệp vụ. Ở sheet SoNhatKy, ghi mỗi dòng Nợ hoặc Có của từng bút toán: STT nghiệp vụ, Ngày, Diễn giải, Mã TK (cấp 2 hoặc 3, dạng văn bản), Nợ, Có.
| STT | Ngày | Nghiệp vụ | Số tiền |
|---|---|---|---|
| 1 | 02/01 | Chủ sở hữu góp thêm vốn bằng tiền gửi ngân hàng | 2.000.000.000 |
| 2 | 02/01 | Rút tiền gửi ngân hàng về nhập quỹ tiền mặt | 100.000.000 |
| 3 | 03/01 | Mua nguyên vật liệu (đường) nhập kho, chưa trả tiền, giá chưa thuế (thuế GTGT 8%) | 250.000.000 |
| 4 | 03/01 | Trả trước tiền thuê văn phòng 3 tháng bằng chuyển khoản, giá chưa thuế (thuế GTGT 10%) | 150.000.000 |
| 5 | 06/01 | Bán hàng cho NPP Phú Thịnh, chưa thu tiền, giá chưa thuế (thuế GTGT 8%) | 400.000.000 |
| 6 | 06/01 | Giá vốn của lô hàng bán ở nghiệp vụ 5 | 270.000.000 |
| 7 | 07/01 | NPP Hoàng Long chuyển khoản trả nợ tiền hàng tháng trước | 320.000.000 |
| 8 | 07/01 | Chuyển khoản trả nợ cho nhà cung cấp bao bì | 180.000.000 |
| 9 | 08/01 | Chi tiền mặt mua văn phòng phẩm dùng ngay cho phòng Kế toán (bỏ qua thuế) | 3.500.000 |
| 10 | 08/01 | Vay ngắn hạn ngân hàng BIDV, tiền về tài khoản | 1.000.000.000 |
| 11 | 09/01 | Mua xe tải giao hàng, chưa trả tiền, giá chưa thuế (thuế GTGT 8%) | 900.000.000 |
| 12 | 09/01 | Tạm ứng tiền mặt cho nhân viên kinh doanh đi công tác | 15.000.000 |
| 13 | 10/01 | Chi phí quảng cáo tháng 1 chưa trả tiền, giá chưa thuế (thuế GTGT 8%) | 60.000.000 |
| 14 | 10/01 | Trả lãi vay ngân hàng tháng 12 bằng chuyển khoản | 12.000.000 |
| 15 | 10/01 | NPP Phú Thịnh trả một nửa tiền hàng của nghiệp vụ 5 (gồm cả thuế) bằng chuyển khoản | 216.000.000 |
Với mỗi nghiệp vụ, ghi thêm 1 dòng chú thích: nghiệp vụ có làm lợi nhuận thay đổi không?
Gợi ý tài khoản: 1111, 1121, 131, 1331, 1332, 141, 152, 155, 2113, 242, 331, 33311, 3411, 4111, 5111, 632, 635, 6418, 6423.
| STT | Mã TK | Nợ | Có | Ảnh hưởng lợi nhuận |
|---|---|---|---|---|
| 1 | 1121 Tiền gửi ngân hàng | 2.000.000.000 | Không | |
| 4111 Vốn góp | 2.000.000.000 | |||
| 2 | 1111 Tiền mặt | 100.000.000 | Không (tiền chuyển chỗ) | |
| 1121 Tiền gửi ngân hàng | 100.000.000 | |||
| 3 | 152 Nguyên vật liệu | 250.000.000 | Không (thành tài sản, chưa phải chi phí) | |
| 1331 Thuế GTGT được khấu trừ | 20.000.000 | |||
| 331 Phải trả người bán | 270.000.000 | |||
| 4 | 242 Chi phí trả trước | 150.000.000 | Chưa (mỗi tháng phân bổ 50 triệu vào chi phí) | |
| 1331 Thuế GTGT được khấu trừ | 15.000.000 | |||
| 1121 Tiền gửi ngân hàng | 165.000.000 | |||
| 5 | 131 Phải thu của khách hàng | 432.000.000 | Có: doanh thu +400 triệu | |
| 5111 Doanh thu bán hàng hóa | 400.000.000 | |||
| 33311 Thuế GTGT đầu ra | 32.000.000 | |||
| 6 | 632 Giá vốn hàng bán | 270.000.000 | Có: chi phí +270 triệu | |
| 155 Thành phẩm | 270.000.000 | |||
| 7 | 1121 Tiền gửi ngân hàng | 320.000.000 | Không (thu nợ cũ) | |
| 131 Phải thu của khách hàng | 320.000.000 | |||
| 8 | 331 Phải trả người bán | 180.000.000 | Không | |
| 1121 Tiền gửi ngân hàng | 180.000.000 | |||
| 9 | 6423 Chi phí đồ dùng văn phòng | 3.500.000 | Có: chi phí +3,5 triệu | |
| 1111 Tiền mặt | 3.500.000 | |||
| 10 | 1121 Tiền gửi ngân hàng | 1.000.000.000 | Không | |
| 3411 Các khoản đi vay | 1.000.000.000 | |||
| 11 | 2113 Phương tiện vận tải | 900.000.000 | Không (tài sản dài hạn, khấu hao dần) | |
| 1332 Thuế GTGT được khấu trừ của TSCĐ | 72.000.000 | |||
| 331 Phải trả người bán | 972.000.000 | |||
| 12 | 141 Tạm ứng | 15.000.000 | Không (nhân viên còn phải quyết toán) | |
| 1111 Tiền mặt | 15.000.000 | |||
| 13 | 6418 Chi phí bán hàng bằng tiền khác | 60.000.000 | Có: chi phí +60 triệu | |
| 1331 Thuế GTGT được khấu trừ | 4.800.000 | |||
| 331 Phải trả người bán | 64.800.000 | |||
| 14 | 635 Chi phí tài chính | 12.000.000 | Có: chi phí +12 triệu | |
| 1121 Tiền gửi ngân hàng | 12.000.000 | |||
| 15 | 1121 Tiền gửi ngân hàng | 216.000.000 | Không | |
| 131 Phải thu của khách hàng | 216.000.000 |
Tổng Nợ = Tổng Có = 6.020.300.000, gồm 35 dòng.
Lợi nhuận của 15 nghiệp vụ = doanh thu 400.000.000 − (270.000.000 + 3.500.000 + 60.000.000 + 12.000.000) = 54.500.000. Chỉ 5 trên 15 nghiệp vụ ảnh hưởng lợi nhuận. Những nghiệp vụ lớn nhất (góp vốn, vay, mua xe) đều không làm công ty lãi hay lỗ.
Lỗi hay gặp:
- Ghi thuế GTGT đầu ra vào doanh thu: doanh thu bị cao lên 8%.
- Ghi tiền thuê 3 tháng (nghiệp vụ 4) hết vào chi phí tháng 1: chi phí tháng 1 cao, tháng 2 - 3 thấp. Đúng là ghi vào 242 rồi phân bổ dần.
- Ghi tiền mua xe (nghiệp vụ 11) vào chi phí: lợi nhuận tháng 1 bị giảm 900 triệu, sai hoàn toàn.
- Nghiệp vụ 15: ghi Có 5111 lần nữa. Thu tiền không tạo doanh thu mới; doanh thu đã ghi ở nghiệp vụ 5.
Cầu nối Power BI: kiểm tra sổ nhật ký bằng Power Query (thời gian gợi ý: 45 phút)
Đây là việc đầu tiên FP&A làm khi nhận dữ liệu kế toán: kiểm tra sổ có cân không.
- Trong Power BI, Get Data > Excel > file
NghiepVu_15_SaoMai.xlsxvừa làm > chọn sheet SoNhatKy. - Đổi kiểu: Mã TK = Text, Nợ và Có = Whole Number. Thay null ở Nợ, Có bằng 0.
- Group By theo STT nghiệp vụ, tính Sum Nợ và Sum Có. Thêm cột Lệch = Nợ − Có. Lọc các nghiệp vụ có Lệch khác 0.
- Tạo query thứ hai (Reference từ query đầu), thêm cột TK cấp 1 = 3 ký tự đầu của Mã TK, Group By theo TK cấp 1, tính Sum Nợ − Sum Có. Đây là số dư của từng tài khoản sau 15 nghiệp vụ (nếu bắt đầu từ 0).
- Nạp
data/goc/tai-chinh/DimTaiKhoan.csv, xem cột TinhChatSoDu của các tài khoản vk iu vừa dùng.
Bước 3. Nếu định khoản đúng, sau khi lọc Lệch ≠ 0, bảng trống. Nếu còn dòng, đó chính là nghiệp vụ ghi sai: thường do quên dòng thuế GTGT (lệch đúng bằng tiền thuế) hoặc gõ nhầm số.
Bước 4. Số dư theo TK cấp 1 (Nợ − Có, dương là dư Nợ, âm là dư Có):
| TK cấp 1 | Số dư | Đọc là |
|---|---|---|
| 111 | 81.500.000 | Dư Nợ: tiền mặt còn 81,5 triệu |
| 112 | 3.079.000.000 | Dư Nợ |
| 131 | −104.000.000 | Dư Có 104 triệu |
| 133 | 111.800.000 | Dư Nợ |
| 141 | 15.000.000 | Dư Nợ |
| 152 | 250.000.000 | Dư Nợ |
| 155 | −270.000.000 | Dư Có 270 triệu |
| 211 | 900.000.000 | Dư Nợ |
| 242 | 150.000.000 | Dư Nợ |
| 331 | −1.126.800.000 | Dư Có: Sao Mai nợ nhà cung cấp |
| 333 | −32.000.000 | Dư Có: thuế phải nộp |
| 341 | −1.000.000.000 | Dư Có: nợ vay |
| 411 | −2.000.000.000 | Dư Có: vốn góp |
| 511 | −400.000.000 | Có |
| 632, 635, 641, 642 | 345.500.000 | Nợ (tổng chi phí) |
Tổng cột số dư = 0. Đây là cách kiểm tra cân nhanh nhất: tổng (Nợ − Có) của mọi tài khoản luôn bằng 0.
Vì sao 131 và 155 dư Có? Vì bài tập bắt đầu từ số dư bằng 0. Thực tế, tháng trước Hoàng Long đã nợ (131 dư Nợ) và kho đã có thành phẩm (155 dư Nợ). Thu 320 triệu của Hoàng Long và xuất kho 270 triệu là làm giảm các số dư có sẵn đó. Đây là lý do khi lập báo cáo luôn cần số dư đầu kỳ (học ở ngày 6 tuần 3).
Thói quen nên giữ: mỗi khi nhận sổ cái, chạy ngay 2 kiểm tra: (1) mỗi chứng từ Nợ = Có, (2) tổng số dư mọi tài khoản = 0. Tuần 7 vk iu sẽ biến 2 kiểm tra này thành bước tự động.
5. Trắc nghiệm
6. Tự đánh giá
- Tôi nói được quy tắc Nợ / Có cho 5 loại tài khoản mà không nhìn bảng
- Tôi định khoản đúng ít nhất 13/15 nghiệp vụ
- Tôi biết chữ số đầu của mã tài khoản cho biết loại gì
- Tôi dùng Power Query kiểm tra được Nợ = Có theo từng chứng từ
- Tôi giải thích được vì sao thu tiền NPP không làm tăng doanh thu