Tuần 3 · Ngày 13 · Review · 4 giờ
Mục tiêu
- Ôn Append, Merge, 6 kiểu join, Left Anti, bảng mapping
- Giải phiếu việc thực tế: dữ liệu đổi cấu trúc, P&L lệch số kế toán, viết nhận xét, định khoản
Dữ liệu cần tải
Ngày 13: Review 5
Kế hoạch 4 giờ
| Thời gian | Nội dung |
|---|---|
| 30 phút | Trắc nghiệm, gấp tài liệu |
| 2 giờ 30 | 4 phiếu việc |
| 30 phút | Đối chiếu lời giải và thang chấm |
| 30 phút | Làm lại phiếu việc khó nhất từ đầu |
1. Trắc nghiệm
2. Phiếu việc
Phiếu việc 1 (dữ liệu bẩn): “Sổ cái tháng 6 - 9” (thời gian gợi ý: 30 phút)
Người gửi: bạn Minh, kế toán tổng hợp “Anh CFO cần sổ cái từ tháng 6 đến tháng 9 để xem chi phí mùa hè. Mình Append 4 sheet T06, T07, T08, T09 mà ra bảng 20 cột, còn tổng cột
Nochỉ khoảng 33 tỷ, không hiểu sao. Bạn làm lại giúp mình, nhớ kiểm tra số liệu nhé.”
Làm trên một file Power BI mới (không dùng lại query cũ): Append 4 sheet thành query SoCai_T6_T9 đúng 10 cột, tên cột như 6 tháng đầu năm. Nộp: số dòng, tổng Nợ, tổng Có, và giải thích vì sao bạn Minh ra 20 cột và tổng Nợ chỉ khoảng 33 tỷ.
Vì sao 20 cột? T06 dùng tên cột cũ (SoCT, No…), T07 - T09 dùng tên mới (Số chứng từ, Phát sinh Nợ…). Append ghép theo tên, nên ra 10 + 10 = 20 cột. Vì sao tổng No chỉ khoảng 33 tỷ? Cột No chỉ có số của tháng 6 (811 dòng); số của tháng 7 - 9 nằm ở cột Phát sinh Nợ.
Cách làm: ở T07, T08, T09 đổi 10 tên cột về tên cũ, rồi Append. Không cần sửa thứ tự cột.
Đáp số: 3.379 dòng (811 + 926 + 793 + 849), tổng Nợ = tổng Có = 126.897.209.139.
Thang chấm (10 điểm): đúng 10 cột và tên cột (3), đúng số dòng (2), tổng Nợ = tổng Có (3), giải thích được cả 2 hiện tượng (2).
Phiếu việc 2 (đối chiếu): “P&L của em lệch số kế toán gần 1 tỷ” (thời gian gợi ý: 50 phút)
Người gửi: chị Lan, kế toán trưởng “Em lập P&L năm 2025 từ sổ cái ra lợi nhuận trước thuế 1.866.459.875. Báo cáo của chị là 2.853.537.593. Em giải thích từng khoản lệch cho chị trước 3 giờ chiều.”
Cách bạn đã lập P&L: từ SoCai, bỏ chứng từ có SoCT bắt đầu bằng KC, giữ tài khoản loại 5 - 8, bỏ 621, 622, 627x, rồi Merge Inner với Mapping_TaiKhoan_PL.xlsx (bản gốc, chưa sửa). Lợi nhuận trước thuế = tổng (Có − Nợ) của các dòng, không tính chỉ tiêu mã số 51 (thuế TNDN).
Nộp: bảng giải thích chênh lệch đến từng đồng, và cách sửa.
Chênh lệch = 2.853.537.593 − 1.866.459.875 = 987.077.718. Có 2 nguyên nhân, cùng nằm ở bảng mapping:
| # | Nguyên nhân | Ảnh hưởng lên lợi nhuận của em | Phát hiện bằng |
|---|---|---|---|
| 1 | 6417 bị map 2 lần (mã số 25 và 26): mỗi dòng 6417 bị nhân đôi khi Merge, chi phí vận chuyển 1.058.600.938 bị cộng 2 lần | −1.058.600.938 | Group By mapping theo Mã TK, Count > 1 |
| 2 | 4 tài khoản chưa map bị Inner Merge loại mất: 5212 (−59.682.102), 64281 (−123.778.649), 711 (+125.000.000), 811 (−13.062.469) | +71.523.220 | Left Anti sổ cái → mapping |
| Cộng | −987.077.718 |
1.866.459.875 + 1.058.600.938 − 71.523.220 = 2.853.537.593, khớp số kế toán.
Cách sửa: xóa dòng 6417 mã số 26; thêm 4 tài khoản vào mapping; đổi Merge Inner thành Left Outer và luôn chạy Left Anti để bắt mã mới.
Bài học: hai lỗi bù trừ một phần cho nhau. Nếu chỉ sửa một lỗi, số vẫn lệch và rất khó dò. Luôn giải thích chênh lệch bằng bảng từng khoản, mỗi khoản kèm cách phát hiện.
Thang chấm (10 điểm): tìm ra lỗi trùng 6417 (3), tìm đủ 4 tài khoản thiếu (3), bảng chênh lệch cộng đúng đến từng đồng (2), đề xuất cách sửa và cách phòng (2).
Phiếu việc 3 (viết nhận xét): email cho kế toán trưởng (thời gian gợi ý: 20 phút)
Dựa trên kết quả phiếu việc 2, viết email tối đa 6 dòng gửi chị Lan: nêu vấn đề, ảnh hưởng, việc chị cần làm, việc em sẽ làm. Viết sao cho chị đọc 30 giây là hiểu.
Email mẫu:
Chị Lan ơi, em đã tìm ra 987 triệu chênh lệch lợi nhuận trước thuế 2025, cả 2 nguyên nhân đều ở file mapping:
- TK 6417 bị map 2 lần (chi phí bán hàng và chi phí quản lý), làm chi phí vận chuyển 1,06 tỷ bị cộng đôi.
- 4 TK chưa có trong mapping: 5212, 64281 (mới mở từ 1/2025), 711, 811, làm sót 71,5 triệu. Sau khi sửa, P&L của em khớp số của chị: 2.853.537.593. Nhờ chị xác nhận 6417 thuộc chi phí bán hàng, và báo em mỗi khi mở tài khoản mới. Từ tháng sau em thêm bước kiểm tra tự động mã thiếu và mã trùng trước khi gửi báo cáo.
Tiêu chí: câu đầu nói ngay kết luận; có số; tách rõ nguyên nhân; có việc cần người nhận làm; không giải thích kỹ thuật Power Query.
Phiếu việc 4 (tài chính trên Excel): định khoản 5 nghiệp vụ (thời gian gợi ý: 30 phút)
Định khoản các nghiệp vụ sau của Sao Mai (thuế GTGT 8% nếu có), kiểm tra tổng Nợ = tổng Có:
- Mua 1 máy chủ cho phòng IT giá chưa thuế 45.000.000, chuyển khoản trả ngay.
- Chuyển khoản trả lương tháng trước cho nhân viên 80.000.000 (lương đã ghi nhận phải trả từ tháng trước).
- NPP Gia Phát chuyển khoản ứng trước 100.000.000 cho đơn hàng tháng sau (chưa giao hàng).
- Chi tiền mặt tiếp khách 4.000.000 (bỏ qua thuế).
- Chuyển khoản nộp thuế GTGT tháng trước 32.000.000.
Câu hỏi thêm: sau nghiệp vụ 3, nếu Gia Phát không còn nợ gì trước đó, tài khoản 131 của Gia Phát dư bên nào?
| # | Nợ | Có | Số tiền |
|---|---|---|---|
| 1 | 2114 Thiết bị, dụng cụ quản lý | 45.000.000 | |
| 1332 Thuế GTGT được khấu trừ của TSCĐ | 3.600.000 | ||
| 1121 Tiền gửi ngân hàng | 48.600.000 | ||
| 2 | 3341 Phải trả công nhân viên | 1121 | 80.000.000 |
| 3 | 1121 | 131 Phải thu của khách hàng (Gia Phát) | 100.000.000 |
| 4 | 64281 Chi phí tiếp khách | 1111 Tiền mặt | 4.000.000 |
| 5 | 33311 Thuế GTGT đầu ra | 1121 | 32.000.000 |
Tổng Nợ = tổng Có = 264.600.000.
Câu hỏi thêm: 131 của Gia Phát dư Có 100 triệu: Sao Mai đang “nợ” Gia Phát một lô hàng. Đây là lý do 131 là tài khoản lưỡng tính. Trên bảng cân đối kế toán, khoản này trình bày ở phần nợ phải trả (“người mua trả tiền trước”), không được bù trừ với các NPP đang nợ.
Nghiệp vụ 2, 3, 5 không làm thay đổi lợi nhuận. Chỉ nghiệp vụ 4 là chi phí. Nghiệp vụ 1 là tài sản dài hạn (máy chủ dùng nhiều năm, giá trị từ 30 triệu trở lên).
3. Tự đánh giá
- Trắc nghiệm đúng từ 8/10 câu
- Phiếu việc 2: tôi giải thích được từng đồng chênh lệch 987.077.718
- Email của tôi có kết luận ở câu đầu và có việc cần người nhận làm
- Tôi định khoản đúng 5/5 nghiệp vụ và biết vì sao 131 có thể dư Có