Ngày 14: Dựng bảng phân tích, lỗi nhân dòng

Kế hoạch 4 giờ

Thời gian	Nội dung
Giờ 1	Phần 1: bảng phân tích và quy tắc kiểm tra
Giờ 2 - 3	Phần 2 - 3: Merge phòng ban, mapping, phát hiện và sửa nhân dòng
Giờ 4	Bài tập, có bài phụ về hàng trả

1. Bảng phân tích và quy tắc “trước, sau”

Bảng phân tích là một bảng có đủ thông tin để trả lời câu hỏi của người đọc mà không phải tra thêm: mỗi dòng sổ cái có tên tài khoản, tên phòng ban, chỉ tiêu P&L. Hôm nay vk iu dựng bảng SoCai_PhanTich từ SoCai bằng 3 lần Merge.

Mỗi lần Merge Left Outer với một bảng danh mục, có một quy tắc đơn giản:

Nếu bảng phải không trùng khóa, số dòng và tổng tiền KHÔNG được thay đổi.

Vì vậy, trước và sau mỗi bước Merge, ghi lại 3 con số: số dòng, tổng Nợ, tổng Có. Làm thành thói quen bằng một bảng nhỏ trong Excel hoặc ghi chú:

Bước	Số dòng	Tổng Nợ	Tổng Có
SoCai (sau Append)	10.311	381.805.417.644	381.805.417.644
+ Tên tài khoản	?	?	?
+ Phòng ban	?	?	?
+ Chỉ tiêu P&L	?	?	?

Cách xem nhanh: tạo một query Reference từ bước cần kiểm tra, Group By không chọn cột nhóm (bỏ hết cột ở ô Group by), thêm 3 phép: Count Rows, Sum No, Sum Co. Hoặc nạp vào Power BI và dùng 3 card.

2. Thực hành: Merge phòng ban, phát hiện nhân dòng

1. Từ query SoCai (đã có tên tài khoản, ngày 1), tạo Reference đặt tên SoCai_PhanTich.
2. Nạp sheet DanhMucPhongBan từ DanhMuc_TaiKhoan_PhongBan.xlsx, đặt tên DimPhongBan. Kiểu Mã PB = Text.
3. Merge SoCai_PhanTich (MaPhongBan) với DimPhongBan (Mã PB), Left Outer, mở rộng cột Tên phòng ban.
4. Kiểm tra: số dòng là 10.576, tăng 265 dòng so với 10.311. Tổng Nợ tăng thành 383.516.755.495.

Chuyện gì đã xảy ra? Mở DimPhongBan, Group By Mã PB, đếm số dòng:

Mã PB	Số dòng	Lý do
MKT	2	“Marketing” (hiệu lực đến 30/06/2024) và “Marketing & Trade” (từ 01/07/2024): phòng đổi tên
Các mã khác	1

Mỗi dòng sổ cái của MKT tìm thấy 2 dòng ở DimPhongBan, nên bị nhân đôi. Năm 2025 có 265 dòng MKT, nên thêm đúng 265 dòng, và tổng Nợ tăng đúng 1.711.337.851 (tổng Nợ của các dòng MKT).

Cách sửa (chọn 1):

• Cách 1 (đơn giản, dùng hôm nay): ở DimPhongBan, lọc Hiệu lực đến = null, tức chỉ giữ tên hiện hành. Mỗi mã còn 1 dòng. Năm 2025 không còn phòng NSHC nên không ảnh hưởng.
• Cách 2: Remove Duplicates theo Mã PB sau khi sắp xếp Hiệu lực từ giảm dần. Cẩn thận: Power Query không luôn giữ đúng thứ tự sắp xếp khi Remove Duplicates; cách 1 an toàn hơn.

Sau khi sửa, Refresh: SoCai_PhanTich về lại 10.311 dòng, tổng Nợ 381.805.417.644.

3. Thực hành: Merge mapping, nhân dòng lần 2

1. Nạp Mapping_TaiKhoan_PL.xlsx (bản gốc, chưa sửa như bài ngày 2) đặt tên MappingPL.
2. Merge SoCai_PhanTich (MaTK) với MappingPL (Mã TK), Left Outer, mở rộng Mã số và Chỉ tiêu P&L.
3. Kiểm tra: 10.347 dòng, tăng 36. Tổng Nợ tăng 1.058.600.938, tổng Có cũng tăng 1.058.600.938.

Đây là lỗi 6417 map 2 lần đã gặp ở bài tập ngày 2. Năm 2025, TK 6417 có 36 dòng: 24 dòng chi phí vận chuyển (bên Nợ) và 12 dòng kết chuyển cuối tháng (bên Có). Cả 36 dòng bị nhân đôi.

Lần này tổng Nợ và tổng Có tăng bằng nhau, nên kiểm tra “Nợ = Có” vẫn đạt. Chỉ kiểm tra số dòng và tổng so với trước khi Merge mới bắt được lỗi.

Sửa: xóa dòng 6417 mã số 26 trong file mapping, thêm 4 tài khoản còn thiếu (5212, 64281, 711, 811), Refresh. Bảng kiểm tra cuối cùng:

Bước	Số dòng	Tổng Nợ	Tổng Có
SoCai	10.311	381.805.417.644	381.805.417.644
+ Tên tài khoản	10.311	381.805.417.644	381.805.417.644
+ Phòng ban (đã lọc tên hiện hành)	10.311	381.805.417.644	381.805.417.644
+ Chỉ tiêu P&L (đã sửa mapping)	10.311	381.805.417.644	381.805.417.644

Ba con số không đổi qua mọi bước: bảng phân tích của vk iu an toàn.

4. Bài tập tự làm

Hoàn thiện SoCai_PhanTich (thời gian gợi ý: 40 phút)

1. Làm đủ 3 lần Merge với các danh mục đã sửa. Thêm cột LoaiCT = 2 ký tự đầu SoCT.
2. Tạo query PL_2025 (Reference): bỏ LoaiCT = KC, giữ dòng có Mã số khác null, thêm cột SoTien = Co − No, Group By theo Mã số và Chỉ tiêu P&L, tổng SoTien.
3. Kết quả có khớp P&L năm 2025 dưới đây không?

Mã số	Chỉ tiêu	Số tiền (Có − Nợ)
01	Doanh thu bán hàng	43.902.134.500
02	Giảm trừ doanh thu	−636.790.941
11	Giá vốn hàng bán	−28.869.928.045
21	Doanh thu tài chính	16.815.148
22	Chi phí tài chính	−642.926.643
25	Chi phí bán hàng	−7.155.662.506
26	Chi phí quản lý doanh nghiệp	−3.872.041.451
31	Thu nhập khác	125.000.000
32	Chi phí khác	−13.062.469
51	Chi phí thuế TNDN	−570.707.519

Doanh thu: hàng trả về không có đơn gốc (thời gian gợi ý: 30 phút)

File TraHang_DonHang_2025.xlsx có sheet TraHang (hàng cửa hàng trả lại NPP năm 2025) và sheet DonHang (danh sách đơn hàng năm 2025).

1. Dùng Left Anti tìm các dòng hàng trả không có mã đơn trong danh sách đơn hàng.
2. Có bao nhiêu dòng? Tất cả có phải là “mồ côi” thật không? Gợi ý: nhìn kỹ mã đơn hàng.

Merge 2 cột khóa (thời gian gợi ý: 25 phút)

FP&A muốn so chi phí thực tế với Budget theo phòng ban và tài khoản. Bảng Budget (NganSach_ChiPhi_2025.xlsx dạng dài, tuần 2) có khóa là cặp (Mã PB, Mã TK, Tháng), không phải một cột.

1. Group By SoCai_PhanTich (bỏ KC, chỉ TK 641x, 642x, chỉ quý 1) theo MaPhongBan, MaTK, Tháng (thêm cột Tháng từ NgayHachToan).
2. Merge với query NganSach (tuần 2) bằng 3 cột khóa cùng lúc: giữ Ctrl và bấm lần lượt 3 cột ở mỗi bảng, theo cùng thứ tự.
3. Dùng Full Outer thay vì Left Outer. Vì sao?

5. Tự đánh giá