Tài chính ngày 6: sổ cái và bảng cân đối số phát sinh

Kế hoạch 2 giờ

Yêu cầu tuần này: chị Lan nói: “Cả tuần em gộp sổ cái bằng Power Query rồi. Giờ em tự tay làm cái việc phần mềm kế toán làm mỗi tháng: lên sổ cái, lập bảng cân đối số phát sinh. Hiểu được nó thì sau này nhìn số trên Power BI mới biết đúng sai.”

1. Đường đi của số liệu kế toán

Chứng từ          →  Sổ nhật ký chung   →  Sổ cái           →  Bảng cân đối      →  Báo cáo
(hóa đơn, phiếu      (ghi theo thứ tự      (gom theo từng      số phát sinh         tài chính
 chi, bảng lương)     thời gian, Nợ/Có)     tài khoản)          (mọi TK trên 1 bảng)  B01, B02, B03

Bảng 15 nghiệp vụ vk iu định khoản ở ngày 7 tuần 2 chính là một sổ nhật ký chung. File SoCai_2025_12Thang.xlsx cả tuần này, dù tên là “sổ cái”, thực chất là sổ nhật ký chung của cả năm: mỗi dòng một bút toán, xếp theo ngày. Gom theo MaTK thì thành sổ cái.

2. Sổ cái chữ T

Kế toán hay vẽ sổ cái của một tài khoản thành hình chữ T: bên trái là Nợ, bên phải là Có.

Ví dụ: TK 112 Tiền gửi ngân hàng tháng 1/2025 (số dư đầu kỳ thật của Sao Mai, cộng 15 nghiệp vụ):

Số dư cuối kỳ = Số dư đầu kỳ + Phát sinh tăng − Phát sinh giảm

Với tài khoản tài sản (dư Nợ): cuối kỳ = 7.621.190.329 + 3.536.000.000 − 457.000.000 = 10.700.190.329. Với tài khoản nợ phải trả, vốn (dư Có): cuối kỳ = đầu kỳ (Có) + phát sinh Có − phát sinh Nợ.

3. Bảng cân đối số phát sinh

Bảng cân đối số phát sinh (trial balance) liệt kê mọi tài khoản với 6 cột:

Vì sao gọi là “cân đối”? Vì luôn có 3 cặp tổng bằng nhau:

1. Tổng số dư đầu kỳ Nợ = Tổng số dư đầu kỳ Có (phương trình kế toán đầu kỳ).
2. Tổng phát sinh Nợ = Tổng phát sinh Có (mỗi bút toán Nợ = Có).
3. Tổng số dư cuối kỳ Nợ = Tổng số dư cuối kỳ Có.

Nếu một cặp lệch, có sai sót: ghi thiếu một vế bút toán, cộng nhầm, hoặc số dư đầu kỳ chưa đủ.

Mỗi tài khoản chỉ có số dư ở một bên (trừ tài khoản lưỡng tính như 131, 331 khi theo dõi chi tiết từng đối tượng). Tài khoản doanh thu, chi phí có phát sinh nhưng trước kết chuyển vẫn còn “số dư” trên bảng; sau kết chuyển (ngày mai) thì về 0.

4. Bài tập

PS Nợ  = SUMIFS(SoNhatKy!E:E, SoNhatKy!G:G, A2)
Cuối Nợ = MAX(0, B2 - C2 + D2 - E2)
Cuối Có = MAX(0, C2 - B2 + E2 - D2)

5. Tự đánh giá